О некоторых моментах права работника на получение документов, связанных с работой

Нередко в своих заметках и статьях Факультет Медицинского Права затрагивает трудовые правоотношения между работником и работодателем. Конечно, это касается и взаимоотношений между медицинским работником и медицинской организацией.

Сегодня мы решили осветить тему выдачи работнику документов, связанных с работой, и их копий.

Право работника на получение таких документов закрепляет статья 62 Трудового кодекса РФ.

О документах, связанных с работой и выдаваемых работнику

В первую очередь, необходимо определиться, какие именно документы, связанные с работой, работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению.

Небольшой перечень таких документов содержит статья 62 Трудового кодекса РФ, в который входят копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя.

Однако, указанный перечень не является исчерпывающим и позволяет включать туда и иные документы, связанные с работой. Например, табели учета рабочего времени, справки 2-НДФЛ, расчетные листки, правила внутреннего распорядка, иные.

Не все документы, которые касаются работы, работодатель обязан выдавать. Например, работник, обратившись за справкой по задолженности заработной платы, полагает, что она имеется у работодателя. Однако, работодатель может и не признать этот факт, а, соответственно, и отказать работнику в её выдаче. Между сторонами налицо спор, который должен разрешаться в соответствующем порядке, и обязанности работодателя выдать документ, связанный с работой, не возникает. Такой позиции придерживаются и суды (апелляционное определение Московского городского суда от 16.04.2014 № 33-12686).

Нельзя сюда отнести и документы, касающиеся хозяйственной, производственной деятельности работодателя. Например, какие –либо журналы, книги службы, в отношении медицинских работников – это могут быть медицинские карты пациентов, журналы регистрации операций с наркотическими средствами и психотропными веществами, и т.д.

Также не обязан работодатель выдавать работнику и копии договоров подряда, на основании которых в последующем для проведения каких –либо работ предприятие заключает трудовые договоры. Подобная позиция закреплена в апелляционных определениях Ростовского областного суда от 06.03.2014 № 33-3052/2014, апелляционное определение Курского областного суда от 14.01.2014 №33-19-2014.

Иногда, предоставляя одни документы, работодатель отказывает в предоставлении других, и с такой позицией соглашаются суды. Например, работодатель предоставил справку 2-НДФЛ, однако отказал в выдаче расчетных листков и выдаче детализированного расчеты отпускных (апелляционное определение Санкт – Петербургского городского суда от 25.02.2014 № 33-2424/2014).

Порядок выдачи документов

Отдельного порядка, регулирующего данный вопрос нет. Фактически эти вопросы отданы на откуп работодателю, который регулирует их, издавая свои локальные акты. Сюда не следует относить порядок, связанный с выдачей трудовой книжки. В отношении этого документа действуют статья 84.1 Трудового кодекса РФ и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек).

Статьей 62 Трудового кодекса РФ установлено, что копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Кроме того, данная норма определяет, что работодатель обязан выдать документы не позднее 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата её выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации (Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х).

Способ получения документов

Кроме вышеуказанных норм иных требований к порядку выдачи работникам документов, связанных с работой, не установлено. Это дает возможность работодателю в некоторых ситуациях поступать на свое усмотрение.

Какие именно ситуации позволяют работодателю так поступать?

В первую очередь, здесь надо вести речь о том, каким образом должны выдаваться документы (на руки либо направляться по почте). В данном вопросе позиции судов несколько разняться.

Например, Приморский краевой суд полагает, что обязанность работодателя направлять по почте документы, запрашиваемые работником, статьей 62 Трудового кодекса РФ не установлена, соответственно, он не обязан этого делать и это не приводит к нарушению права работника на получение таких документов (определение Приморского краевого суда от 15.01.2014 № 33-116 (33-11001).

Другие суды все же исходят из того, что обязанность выдать документы возложена законом на работодателя, а выбор способа получения документов за работником. Соответственно, если работник выразил желание получить документы по почте, то они должны быть направлены почтовым отправлением (апелляционные определения Пермского краевого суда от 23.10.2013 № 33-10038/2013, от 2.05.2014 № 33-3997).

Следует отметить, что способ получения документов работником должен быть отражен в самом заявлении, в противном случае, если работник не явиться за получением документов, а в заявлении способ не отражен, это следует расценить как нежелание получать запрошенные документы (апелляционное определение Волгоградского областного суда о 21.03.2014 № 33-3209/2014).

Интересно, что даже если письменное заявление о выдаче документов направлено работником по почте, а работодатель отказался получать письмо, такие действия не освобождают работодателя от обязанности выдать документы.

Реализуя свое право на получение документов, связанных с работой, работник может направить свое заявление в форме телеграммы (апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 28.01.2014 № 33-94/2014).

О трудовой книжке

Следует вспомнить о самом главном документе работника – трудовой книжке. Обязанность работодателя её выдать в день прекращения трудового договора закреплена статьей 84.1 Трудового кодекса РФ. Аналогичная норма закреплена и в Правилах хранения и ведения трудовых книжек). Также данный документ может быть выдан работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) (часть 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ).

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки (пункт 36 Правил хранения и ведения трудовых книжек).

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (пункт 37 Правил хранения и ведения трудовых книжек).

Об ответственности за отказ в выдаче работнику документов, связанных с работой

В случае нарушения права работника на получение документов в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ наступает ответственность, предусмотренная частью 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, которая влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц – от 30000 до 50000 рублей.