Приказ Департамента здравоохранения г. Москвы от 20 декабря 2012 г. N 1470 “Об оптимизации работы по ведению записи на прием к врачу в электронном виде” (с изменениями и дополнениями)

Источники разработки и нормативные документы*

Назначение Временного порядка

Настоящий Временный порядок предназначен для унификации процессов ведения расписания в ГП города Москвы в целях своевременного информирования жителей г. Москвы о действующем расписании работы ГП, изменениях в нем, а также обеспечения процессов записи на прием.

Область применения

Настоящий Порядок должен применяться в ГП города Москвы, использующих программное обеспечение СУПП ЕМИАС.

Порядок определяет последовательность действий и сроки формирования и ведения расписания, а также перечень и порядок взаимодействия участников процесса и информационных объектов СУПП ЕМИАС.

Пользователи и роли

Настоящий порядок предназначен для сотрудников ГП, зарегистрированных в качестве пользователей ЕМИАС и имеющих права доступа к АРМ ЕМИАС. В настоящее время возможности медицинского персонала ГП реализован в следующих АРМ ЕМИАС:

– в составе АРМ подсистемы администрирования (администратор ГП);

– врача;

– регистратора;

– управления ресурсами (в составе АРМ регистратора);

– управления Регистром медицинских работников.

Интерфейсы различаются по ролям пользователей:

– Роль администратора АПУ;

– Роль главного врача;

– Роль врача;

– Роль заведующего отделением;

– Роль регистратора;

– Роль сотрудника отдела кадров.

Перечень ролей пользователей ЕМИАС и выполняемых ими действий указан в приложении 1 настоящего документа. В дальнейшем перечень ролей пользователей может быть уточнен и дополнен.

Организационные мероприятия и ответственность

Организационные мероприятия

Перечень сотрудников ГП, ответственных за формирование и ведение расписания, определяется приказом руководителя, и содержит следующие рекомендуемые должности участников процесса:

– Главный врач;

– Заведующий отделением;

– Врач;

– Заведующий регистратурой;

– Сотрудник регистратуры;

– Сотрудник отдела кадров.

В приказе сотрудникам назначаются соответствующие роли пользователей ЕМИАС, включая роль "Администратора ГП".

Пользователь СУПП ЕМИАС с ролью "Администратор ГП" вносит сведения обо всех подразделениях и всех участках, обслуживаемых ГП, включая сведения по врачам-терапевтам участковым и адресам обслуживания. Дальнейшее ведение и актуализация этих сведений производятся на основании информации о подразделениях и участках обслуживания, утвержденной главным врачом ГП и приказом по ГП.

При необходимости обязанности для работы с расписанием могут быть возложены на сотрудников, выполняющих иные функции, отдельным приказом главного врача ГП.

Порядок формирования и ведения расписания

Процесс формирования и ведения расписания включает этапы, выполняемые последовательно:

– ввод данных о ресурсах – единичных, комплексных и доступных;

– согласование, формирование и утверждение проекта расписания и внесение электронного расписания в СУПП ЕМИАС.

– внесение изменений в действующее (утвержденное) расписание.

– контроль актуальности действующего расписания.

Создание и ведение ресурсов

Первичный ввод сведений о ресурсах должен производиться при внедрении системы и в дальнейшем уточняться при изменении штатного расписания, данных о кабинетах и их оснащении, изменении перечня оказываемых данным ГП медицинских услуг.

По завершении первичного ввода указанных сведений должны быть обеспечены их ведение в Системе и контроль с целью поддержания в актуальном состоянии.

Работник отдела кадров вводит данные о врачах и среднем медицинском персонале с даты приема на работу (подписание срочного контракта), на основании сведений, указанных в документах, предоставляемых медицинскими работниками при приеме на работу (паспорт, документы об образовании, о семейном положении, и т.п.); для каждого врача, ведущего врачебный прием пациентов, должен быть создан соответствующий доступный ресурс с типом "Специалист" с указанием его медицинской специальности в соответствии с п. 3, 4 приложения 1. При увольнении медицинского работника в течение 1 дня сведения о дате его увольнения должны быть внесены в СУПП ЕМИАС, доступ уволившегося сотрудника должен быть заблокирован пользователем СУПП ЕМИАС с ролью "Администратор ГП".

Актуализация сведений о медицинских работниках ГП производится на основании приказов руководителя, а также, изменений в статусе и данных сотрудников со дня подписания срочного договора.

В СУПП ЕМИАС вводятся данные обо всем медицинском оборудовании, находящемся на балансе ГП, с использованием соответствующего справочника, доступного из АРМ управления ресурсами. Ориентировочный список оборудования рекомендован в нормативных документах п. 9, 11, 12, 13 приложения 1.

В СУПП ЕМИАС должны быть внесены сведения обо всех лечебно-диагностических кабинетах ГП, в которых ведется прием и/или проводятся диагностика и лечебные процедуры, с указанием подразделений (отделений), к которым они относятся.

Для каждого лечебно-диагностического кабинета должен быть создан доступный ресурс с типом "Исследования и процедуры". В сведения по данному доступному ресурсу должны быть включены данные по медицинскому работнику (врачу, медсестре), выполняющему прием и/или лечебно-диагностические процедуры в данном кабинете, а также должны быть созданы данные по комплексному ресурсу (кабинету и оборудованию) для этого лечебно-диагностического кабинета.

В сведения по каждому доступному ресурсу должны быть включены данные по врачу, ведущему прием, по медсестре, помогающей на приеме (при наличии), и по комплексному ресурсу (кабинету и оборудованию), в рамках которого врач принимает пациентов.

Перечень информационных объектов СУПП ЕМИАС, использующихся в процессе формирования и ведения расписания, приведен в приложении 1 в настоящего документа.

Порядок и сроки формирования и согласования проекта расписания

Проект расписания приема врачей формируется на основании графиков сменности и табеля учета рабочего времени (форма N Т-13, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), с учетом праздничных и выходных дней и структуры рабочего времени врачей и комплексных ресурсов ГП. Время приема врача устанавливается в соответствии с действующими нормативами условных единиц времени (УЕТ) Московского городского реестра медицинских услуг в системе ОМС.

Расписание приема врачей и работы лечебно-диагностических кабинетов составляется на срок не менее одного месяца. Если оно составлено для более длительного срока, то должно подтверждаться ежемесячно. Проект расписания согласуется, вносится в СУПП ЕМИАС, расписанию присваивается статус "действующее". Доступным для просмотра, работы и записи пациентов на прием и лечебно-диагностические процедуры оно должно стать не позднее, чем за 15 дней до наступления 1 числа следующего месяца. Расписание формируется на все рабочие дни, включая субботу, равномерно.

Каждый врач/медицинский работник предоставляет расписание своих приемов/работы лечебно-диагностических кабинетов и согласует с руководителем структурного подразделения (заведующим отделением) не позднее, чем за 15 дней до наступления 1 числа следующего месяца.

Заведующие отделениями согласуют расписание работы (ресурсов) с врачами и средним медицинским персоналом, учитывая наличие кабинетов и оборудования, и предоставляют проект расписания в бумажном виде на подпись руководителю ГП (или лицу, назначенному руководителем ответственным за утверждение расписания), не позднее 1 рабочего дня до даты утверждения.

Руководитель ГП или назначенное им лицо утверждает проект расписания. После этого проект расписания считается утвержденным и передается в регистратуру для ввода в Систему – не позднее, чем за 15 дней до наступления 1 числа следующего месяца.

При составлении и вводе расписания на срок более одного месяца, расписание на каждый следующий месяц (если оно осталось без изменений) подтверждается не позднее, чем за 15 дней до наступления 1 числа следующего месяца.

Работник регистратуры вводит расписание в СУПП ЕМИАС в соответствии с полученным подписанным заведующим структурным подразделением (руководителем ГП или уполномоченным им лицом) бумажным вариантом проекта расписания. После ввода проекта расписания в СУПП ЕМИАС и присвоения ему статуса "действующее", расписание становится доступно для просмотра и работы с ним медицинскому персоналу и пациентам. Расписание вводится не позднее 17.00 часов за 15 дней до наступления 1 числа следующего месяца. Заведующий регистратурой отвечает за соответствие электронного расписания утвержденным проектам расписания.

Заведующий регистратурой отвечает за утверждение и своевременность ввода проектов расписания в СУПП ЕМИАС и соответствие электронного расписания предоставленным заведующими структурными подразделениями проектам расписания, а также их хранение на бумажных носителях. Бумажный вариант проекта расписания подшивается в папку и хранится в течении 1 года.

Новое расписание может формироваться на период от 1 до 3 месяцев. Расписание, составленное на срок больше 1 месяца, должно подтверждаться ежемесячно руководителем ГП в установленном внутренним порядком. Дата начала периода действия расписания должна быть 1-м числом соответствующего месяца. Дата окончания периода действия расписания должна быть последним числом соответствующего месяца. Расписание должно включать расписания всех доступных ресурсов ГП. Создание нового расписания ГП в СУПП ЕМИАС должно производиться с присвоением ему статуса "Проект расписания" и переводом в статус "Действующее расписание".

Порядок внесения изменений в действующее расписание

Внесение изменений в электронное расписание осуществляется по указанию (согласованию с) руководителями структурных подразделений не позднее 17.00 часов дня, предшествующего изменениям в расписании или в экстренном порядке.

Руководитель структурного подразделения информирует в бумажном виде руководителя ГП и регистратора о внесении изменений в расписание с указанием причины этих изменений, после чего регистратор вносит изменения в СУПП ЕМИАС.

Порядок периодического контроля актуальности расписания

Контроль соответствия опубликованного расписания приема врачей в ГП действительной ситуации осуществляется уполномоченными лицами ежедневно.

Контролировать расписание на соответствие реальной ситуации могут также и другие медицинские работники ГП в инициативном порядке.

При выявлении несоответствий в расписании в Системе должны быть сделаны соответствующие изменения в соответствии с приказом, описанным выше.

Порядок информирования пациентов о расписании работы врачей и лечебно-диагностических кабинетов ГП

Информация о расписании работы врачей и кабинетов ГП предоставляется пациентам:

– посредством размещения информации о расписании на стендах в холле ГП;

– через информационные киоски Системы;

– через Портал государственных услуг города Москвы;

– операторами Центра телефонных обращений;

– сотрудниками регистратуры ГП.

Об изменениях в расписании работы врачей и лечебно-диагностических кабинетах пациенты информируются по телефону, посредством CMC-оповещения и/или сообщения по электронной почте, или другим возможным способом.

1. Объект "Медицинский работник". Предназначен для описания сведений о медицинских работниках ГП.

2. Объект "Кабинет". Предназначен для описания сведений о кабинетах врачей, а также о лечебно-диагностических кабинетах ГП.

3. Объект "Оборудование". Предназначен для описания сведений об оборудовании, используемом в кабинетах врачей и в лечебно-диагностических кабинетах ГП.

4. Объект "Комплексный ресурс". Является специальным объектом Системы, необходимым для объединения сведений о кабинете и установленном в нем оборудовании для дальнейшего использования их в Системе в качестве единой сущности.

5. Объект "Доступный ресурс". Является специальным объектом Системы, необходимым для объединения сведений о медицинском работнике и комплексном ресурсе, в рамках которого данный медицинский работник оказывает медицинскую помощь пациентам.

Доступный ресурс – это медицинский работник (врач или средний медицинский персонал), предоставляющий медицинскую помощь пациентам, находясь в определенном кабинете, и используя при этом определенный набор оборудования. В некоторых случаях доступный ресурс может формироваться и без участия оборудования.

Доступный ресурс используется в Системе в качестве объекта, который учитывается при составлении расписания

Объект "Расписание доступного ресурса". Содержит правила, описывающие структуру работы доступного ресурса по дням, а также структуру его времени работы в течение каждого дня. Правилами в составе расписания определяются также интервалы времени (квоты), выделенные для осуществления пациентами записи на прием через различные каналы записи. В настоящее время запись на прием в Системе осуществляется через следующие каналы записи: информационный киоск, регистратура ГП, центр телефонного обслуживания, портал государственных услуг, мобильные приложения.

Горизонт записи (период, на который открыта предварительная запись) определяет, на какое количество дней в будущее от текущей даты в Системе предоставляется возможность предварительной записи на прием.

Среднее время приема – длительность интервала времени, в течение которого может быть осуществлен прием пациента/ проведена процедура. С его учетом производится запись на прием к врачу (доступному ресурсу).

6. Объект "Правило расписания". Описывает структуру работы доступного ресурса по дням (аналогично табелю учета рабочего времени с учетом праздничных и выходных дней и структуры времени работы в течение дня),

В расписание каждого доступного ресурса в Системе должны быть внесены сведения о его рабочих и нерабочих днях:

1. Рабочие дни, с указанием рабочих часов;

2. Отпуск;

3. Отгулы;

4. Обучение;

5. Дни, являющиеся нерабочими по другим причинам

В расписание приема каждого врача должны быть внесены сведения о структуре его рабочего времени согласно справочнику, предусмотренному в Системе. В дальнейшем справочник будет уточнен по замечаниям и предложениям пользователей.

Примеры правил:

a. Рабочие дни с 8 до 14 по четным дням с 12.10.2012 по 24.10.2012, кроме выходных и праздничных дней.

b. В отпуске с 25.10.2012 по 25.11.2012.

c. Амбулаторный прием с 10 до 14 по четным дням с 12.10.2012 по 24.10.2012.

d. Вызовы на дом с 8 до 10 по четным дням с 12.10.2012 по 24.10.2012, кроме 19.10.2012.

e. Диспансеризация с 8 до 14 по средам с 12.10.2012 по 24.10.2012.

Правилами в составе расписания определяются также интервалы времени (квоты), выделенные для осуществления пациентами записи на прием через различные каналы записи.

7. Объект "Расписание ГП". Включает в свой состав расписания всех доступных ресурсов ГП, и используется для определения периода составления расписания, а также обеспечивает для всех расписаний доступных ресурсов изменение их статуса из "Проект расписания" в "Действующее (утвержденное) расписание".