Кадровый учет: общие положения

Определений понятия «кадровый учет» довольно много, но все они в результате говорят об одном. Кадровый учет - это учет движения кадров в организации.

К сожалению, на сегодняшний день многие руководители организаций, фирм по причине экономии средств либо из-за непонимания важности данного направления работы доверяют ведение кадрового делопроизводства непрофильным специалистам. А между тем, для правильного ведения кадровой документации необходимо знать не только нормативно-методические документы по делопроизводству, но и иметь знания и навыки применения законодательно-правовых актов о труде. Прежде всего это, конечно, Трудовой кодекс РФ, а также указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные акты субъектов, на территории которых находится организация, например, Закон г. Москвы от 22.12.2004 № 90 «О квотировании рабочих мест». Кроме того, в организации также идет процесс создания локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, например, коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры.

Необходимость учета особенностей организации

На этом не заканчивается список необходимых нормативно-правовых актов. В зависимости от организационно-правовой формы организации (ЗАО, ООО, государственная, общественная, коммерческая), ведомственной принадлежности (таможенные, правоохранительные органы, вуз и т. п.), местонахождения (например, районы Крайнего Севера) при оформлении кадровой документации необходимо учитывать особенности, отраженные в соответствующих законодательно-правовых актах. К примеру, если это ВУЗ, то необходимы знания Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в РФ» (с изм. на 29.12.2017) и Приказа Минобрнауки России от 02.09.2015 № 937 "Об утверждении перечня должностей научных работников, подлежащих замещению по конкурсу, и порядка проведения указанного конкурса". Если это ООО или ЗАО, то важны положения федеральных законов от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 31.12.2017) и от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (изм. на 31.12.2017). Если это государственное учреждение, то обязательны для исполнения нормы федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (изм. на 28.12.2017), Указов Президента РФ от 01.02.2005 № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ» (в ред. от 28.08.2015), от 01.02.2005 № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений» (в ред. от 01.07.2014), от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ» ( изм. на 10.09.2017), от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела» (в ред. от 01.07.2014) и т. п. Если это медицинская организация, то стоит иметь в виду положения Приказа Федерального агентства научных организаций России от 16.12.2014 № 42н «Об утверждении Примерного положения об оплате труда работников федеральных бюджетных учреждений сферы здравоохранения, подведомственных Федеральному агентству научных организаций». Подведем небольшой итог вышесказанному: для грамотного оформления кадровой документации необходимо иметь пакет законодательно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения в организации определенного типа (направления, сферы деятельности).

С чего начать кадровый учет

Теперь перейдем непосредственно к документированию движения кадров в организации. При поступлении на работу будущий сотрудник должен сообщить о себе ряд сведений, которые подкрепляются согласно ст. 65 ТК РФ необходимыми документами: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка (за исключением случаев, когда работник впервые поступает на работу или работу на условиях совместительства); страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета (для военнообязанных); документ об образовании. Список не конечен, так как мы уже говорили ранее, что с учетом специфики организации, законодательством могут быть предусмотрены и дополнительные документы. Наряду с предоставлением документов согласно ст. 65 ТК РФ работнику предлагается заполнить личный листок по учету кадров (анкета). Данный документ является наиболее удобным обобщающим структурированным документом, содержащим первоначальные сведения о работнике. Личный листок заполняется от руки в одном экземпляре без помарок и исправлений. Сотрудник кадровой службы обязан проверить соответствие содержания предоставленных документов сведениям, указанным в анкете. Организация вправе самостоятельно расширять список необходимых ей сведений о работнике. Однако для государственной службы форма такой анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р «Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином РФ, поступающим на гражданскую службу РФ или на муниципальную службу в РФ».

Формы первичных учетных документов

После заключения трудового договора на его основании оформляется приказ о приеме на работу (см. также «Трудовой договор с медицинским работником»).Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» разработаны и утверждены формы первичной учетной кадровой документации, в том числе и для данного приказа есть форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и форма № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу». Конечно же, приказ о приеме на работу составляется на каждого нового сотрудника отдельно. Однако при одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении организации и т. д. допустимо составление приказа сразу на всех принимаемых работников. Хотелось бы обратить внимание, что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Но взять на вооружение данные формы все-таки стоит, так как они разработаны специалистами и проверены временем, кроме того удобны в использовании.

Записи в трудовую книжку

На основании приказа о приеме на работу заполняется трудовая книжка в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также личная карточка по форме № Т-2 или № Т-2ГС. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, основания прекращения трудового договора, сведения о награждении за успехи в работе, сведения о работе по совместительству (по желанию работника) (см. также «Премирование медицинских работников»).

Надо помнить, что сведения о взысканиях не вносятся в трудовую книжку, за исключением случаев, когда дисциплинарное взыскание стало основанием для увольнения. Все трудовые книжки должны регистрироваться в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним, которая в свою очередь должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Личная карточка как основной учетный документ

Личная карточка является основным учетным документом и используется для анализа состава и учета движения кадров. Как типовая межведомственная форма личной карточки (№ Т-2), так и форма личной карточки для государственного служащего ( № Т-2ГС) содержатся в Постановлении Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Как заполнять личную карточку работника можно найти в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, которые содержатся в вышеуказанном Постановлении Госкомстата. Личная карточка заполняется в одном экземпляре. По мере изменения сведений о работнике в нее вносятся соответствующие записи.

Существует еще одна форма учета № Т-4. В ее заглавие вынесено «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника». Она является дополнительной к форме № Т-2 для тех работников, которые имеют дипломы кандидата наук, доктора наук, аттестаты доцента или профессора, ученые степени, ученые звания. Данная форма может быть использована и в медицинских учреждениях для учета работников, имеющих ученые степени и звания в области медицины.

Оформление личного дела

И, пожалуй, завершающим этапом комплектования кадровой документации по учету и движению кадров в организации, является оформление личного дела работника. Личные дела следует оформлять на всех сотрудников, за исключением рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала, а также сотрудников, принятых на временную работу. На них заводится только личная карточка. Личные дела формируются в течение длительного периода времени. Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу, а именно:

• заявление о приеме на работу;
• Трудовой договор (контракт), дополнительное соглашение;
• личный листок по учету кадров;
• копии документов об образовании;
• копии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей.

В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополнятся другими документами:

• должностные инструкции (регламенты);
• аттестационные листы, отзывы, представления;
• рекомендательные письма, характеристики;
• копии заявлений и приказов о переводе, увольнении и т. п.;
• копии приказов о наложении взысканий или о награждении;
• копии документов об утверждении в должности, например. Выписки из протоколов заседания учредителей, акционеров, ученых советов и т.п.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. п.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке в одном экземпляре. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Основанием для внесения в личное дело изменений и дополнений является конкретный документ, например, приказ руководителя организации о переводе или в случае смены фамилии приказ по личному составу, изданный на сновании документов органов ЗАГС и т. д. Изъятие отдельных документов из дела возможно лишь с разрешения руководителя организации.

Что касается государственных служащих, то порядок формирования и ведения их личных дел зафиксирован в уже упоминавшемся Указе Президента № 609.

Все вышесказанное относится к первичному кадровому учету, то с чего следует начинать как вновь созданной организации, фирме, так и уже работающей, но не уделявшей должного внимания кадровому делопроизводству. В дальнейшем следует навести порядок в повседневной документации фирмы сообразно делопроизводственной практике. И завершающим этапом будет оформление архива документов. Все эти направления документирования стоит рассматривать в отдельных статьях.

Нормативно-правовые акты

• Трудовой кодекс РФ;
• Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в РФ» (с изм. на 29.12.2017);
• Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 31.12.2017);
• Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (изм. на 31.12.2017);
• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»;
• Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ»;
• Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 111 «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений»;
• Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ» (изм. на 10.09.2017);
• Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела» (в ред. от 01.07.2014);
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
• Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах»;
• Приказ Минобрнауки России от 02.09.2015 № 937 «Об утверждении перечня должностей научных работников, подлежащих замещению по конкурсу, и порядка проведения указанного конкурса»;
• Распоряжение Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р «Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином РФ, поступающим на гражданскую службу РФ или на муниципальную службу в РФ»;
• Закон г. Москвы от 22.12.2004 № 90 «О квотировании рабочих мест»;
• Приказ Федерального агентства научных организаций России от 16.12.2014 № 42н «Об утверждении Примерного положения об оплате труда работников федеральных бюджетных учреждений сферы здравоохранения, подведомственных Федеральному агентству научных организаций»;
• Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».