C 2020 года начнется поэтапный переход к электронным трудовым книжкам

С 1 января 2020 года в Российской Федерации будет запущен процесс поэтапного перехода от бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам.

Для внедрения электронных трудовых книжек законодателем осуществлены изменения в следующие нормативные правовые акты:

• Трудовой кодекс РФ (изменения произведены Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ) (далее – ТК РФ, ФЗ № 439-ФЗ, соответственно);
• Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – ФЗ № 27-ФЗ) (изменения произведены Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Кроме того, в настоящее время в Государственной Думе РФ находится Законопроект № 748758-7 (уже принят в первом чтении), которым предложено внести изменения в Кодекс РФ об административных правонарушениях и установить административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности, необходимых для формирования электронных трудовых книжек, а также за представление неполных или недостоверных сведений.

Что будут представлять собой электронные трудовые книжки

Под электронной трудовой книжкой будет пониматься новый раздел индивидуального лицевого счета* «Сведения о трудовой деятельности». В данном разделе будет содержаться информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и пр. (полный перечень сведений, которые будут указаны в разделе «Сведения о трудовой деятельности» приведен в п. 2.1 ст. 6 ФЗ № 27-ФЗ).

Ведение раздела «Сведения о трудовой деятельности» (т.е. фактически формирование электронных трудовых книжек) будет осуществляться ПФР на основании сведений о трудовой деятельности, которые должны будут направляться в ПФР работодателями.

Так, согласно новой ст. 66.1 ТК РФ работодатель должен будет формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представлять ее в порядке, установленном ФЗ № 27-ФЗ, для хранения в информационных ресурсах ПФР (информация о порядке направления таких сведений будет представлена ниже в настоящей статьей).

Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой останется за работником

ФЗ № 439-ФЗ на работодателей возложена обязанность в срок до 30.06.2020 уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с введением электронных трудовых книжек, а также о праве работника сделать выбор между продолжением ведения его трудовой книжки на бумажном носителе или переходом к электронному формату (п. 4 ч. 1 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ).

Указанный выбор работник должен сделать путем подачи работодателю в срок по 31 декабря 2020 года включительно одного из следующих заявлений в письменной форме (ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ):

• заявления о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ (т.е. на бумажном носителе);*
• заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (т.е. о ведении трудовой книжки в электронной форме).**

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР.

В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном формате.

Следует учитывать, что те лица, которые не имели возможности подать какое-либо из указанных выше заявлений в срок по 31.12.2020, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в т.ч. при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление (ч. 6 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ).

Обращаем внимание, что для работников, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не будет заводиться вообще - сведения об их трудовой деятельности сразу будут фиксироваться только в электронном формате (ч. 8 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ).

Об обязанности работодателей по предоставлению сведений о работниках в ПФР

В соответствии с п. 2.4 ч. 1 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ для формирования электронных трудовых книжек работодатели будут обязаны предоставлять в ПФР сведения о работающих у них лицах в следующих случаях:

• прием на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение;
• подача работниками заявлений о продолжении ведения работодателями трудовых книжек в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо о предоставлении работодателем работникам сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Перечень предоставляемых в указанных случаях сведений так же определен в п. 2.4 ч. 1 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ и является следующим:

• СНИЛС;
• ФИО;
• сведения о трудовой деятельности, предусмотренные п. 2.1 ст. 6 ФЗ № 27-ФЗ (в частности, сведения о месте работы, о выполняемой работе и периодах работы и пр.).

При этом, следует учитывать, что с 1 января 2020 года работодатели должны будут ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников в срок не позднее 15-го числа, следующего за месяцем, в котором имели место случаи, указанные в представленном выше п. 2.4 ч. 1 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ. При представлении указанных сведений в отношении работника впервые работодатель одновременно должен будет представить также сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 у данного работодателя.

При отсутствии же у работника случаев, указанных в п. 2.4 ч. 1 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ, сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 у данного работодателя представляются не позднее 15.02.2021 (пп. 1 п. 2.5 ч. 1 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ).

Начиная же с 1 января 2021 года работодатели должны будут представлять в ПФР сведения в следующие сроки:

• в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи работников заявления о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления;
• в случаях приема на работу и увольнения работника - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений (пп. 2 п. 2.5 ч. 1 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ).

Обращаем внимание, что, если численность работающих лиц за предшествующий отчетный период - месяц составляет 25 и более лиц, то работодатель должен представлять в ПФР сведения об указанных работниках обязательно в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом тем работодателям, у которых численность работников менее 25 лиц, так же предоставлено право (а не обязанность, как в первом случае) направлять сведения о работниках в указанной форме (п. 2.6 ч. 1 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ).

Следует также учитывать, что формирование сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа должно будет осуществляться работодателями с использованием программно-технических средств, применяемых ими для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР (п. 2.6 ч. 1 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ).

Форма представления работодателем сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР подлежит установлению ПФР по согласованию с Минтрудом РФ (ч. 10 ст. 2 ФЗ № 439 ФЗ). Сообщаем, что указанная форма пока что не утверждена, однако на на сайте ПФР представлен проект, в котором определен формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».

О правилах получения работниками сведений из электронной трудовой книжки

Правила получения работниками сведений из электронной трудовой книжки определены в ст. 66.1 ТК РФ. Так, в соответствии с названной статьей лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

• у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) - на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг - на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
• в ПФР - на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
• с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг - в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если на работника ведется бумажная трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

• в период работы - не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления;
• при увольнении - в день прекращения трудового договора.

Форма предоставления работнику работодателем сведений о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя подлежит утверждению Минтрудом РФ по согласованию с ПФР. На сегодняшний день указанная форма еще не утверждена, однако проект данной формы представлен на сайте ПФР.

О прочих обязанностях работодателя, связанных с переходом к электронным трудовым книжкам

В завершение сообщаем, что в целях обеспечения формирования и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатели в течение 2020 года должны будут также осуществить следующие мероприятия:

• принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
• подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
• обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном ФЗ № 27-ФЗ, для хранения в информационных ресурсах ПФР.

С подробными разъяснениями ПФР, связанными с введением электронных трудовых книжек, Вы можете ознакомиться по следующей ссылке: http://www.pfrf.ru/etk/